Le projet Num@c vise à déployer une solution adaptée de dossier électronique de l’usager en accompagnant le changement et l’évolution des pratiques professionnelles au travers de formations dédiées.
Le projet Num@c « le numérique au service de l'accompagnement » est cofinancé par l’Union européenne avec le Fonds européen de développement régional (à hauteur de 528 000 €).
L’ensemble des dimensions du projet intègre le déploiement de la solution ainsi que son paramétrage adapté à chaque structure, la formation des utilisateurs, la sensibilisation au partage d’informations, l’accompagnement au changement des cadres de proximité, une communication adaptée et l’installation d’équipements informatiques adaptés.
En outre, cette démarche permet d’approfondir les réflexions sur des thématiques essentielles et transversales pour les organismes : le parcours de soins des usagers, l’interface des dossiers entre le social et le médical, l’inclusion des usagers et des familles, ou encore la convergence du projet vers les grands projets nationaux (DMP et la Messagerie Sécurisée de santé).
La démarche entreprise participe à la modernisation du système d’information autour de caractéristiques clés :
la centralisation et la cohérence des données au sein d’un même dossier pour répondre aux enjeux de l’individualisation des trajectoires et de l’allongement des parcours ;
la coordination des prises en charge pluridisciplinaires qui requièrent une communication accrue entre corps de métiers spécialisés et une plus grande coordination autour de la personne accompagnée ;
la traçabilité de l’information et sa conservation dans le cadre fixé par les conditions réglementaires, en assurant un contrôle des accès aux différentes parties du dossier et un archivage sécurisé.
Ouverture sur le territoire
L’ambition était de mener un projet structurant à l’échelle du territoire, avec un périmètre cohérent en termes de personnes accompagnées. Ce dernier bénéficie autant à des petites entités (associations mono-établissements), qu’à des organismes plus importants (plus de 20 établissements). Il favorise l’interopérabilité des systèmes d’informations entre les acteurs du parcours des personnes accompagnées. Cette volonté se manifeste par le nombre d’acteurs concernés par le projet.
Inclusion des personnes accompagnées
Le projet doit permettre l’utilisation d’un portail par les usagers et leurs familles/aidants afin de renforcer l’accessibilité des données par les personnes accompagnées et le droit de regard sur les informations les concernant. Cette accessibilité sera favorisée par :
La mise en œuvre de formations dédiées aux personnes en situation de handicap et leur famille ;
L’installation de matériel informatique dédié aux personnes accompagnées : tablettes numériques (109) et écrans interactifs (18) ;
La mise en œuvre d’outils de communication adaptés (le site internet par exemple).
Co-construction du projet
L’implication des futurs utilisateurs du système s’est concrétisée par la participation à un questionnaire de collecte des besoins et des spécificités des établissements (près de 400 questionnaires collectés), mais aussi par la participation de 80 personnes alliant professionnels, familles et usagers à un séminaire de définition des besoins. De même, la phase de négociation pour le choix du prestataire du logiciel a également associé 44 futurs utilisateurs : professionnels de terrains et représentants des familles.
Portail des personnes accompagnées Formations au portail des personnes accompagnées. Table ronde sur le partage d’information à destination des personnes accompagnées et leur famille. Mise en ligne du site internet
Validation de la subvention, début du déploiement Num@c
Subvention FEDER Validation politique et technique du dossier de demande de subvention FEDER par la Région Hauts-de-France. Début du déploiement Cadrage et coordination des prestataires sélectionnés. Installation du matériel, paramétrage, formation de l’ensemble des utilisateurs par vague : module administratif, accompagnement, médical et tableaux de bord. Tables rondes sur le partage d’informations à destination des […]
Dossier FEDER Élaboration du dossier de demande de subvention FEDER. Finalisation du recueil des besoins Séminaires, entretiens individuels, questionnaires en lignes, diagnostic sur les besoins en formation des cadres de proximité (mené par l’IRTS). Marchés publics Passation de 5 marchés publics (dont deux procédures formalisées) en étroite collaboration avec les futurs utilisateurs : AMO […]
Recherche de partenaires Temps de travail et de réflexions avec des partenaires : associations de la métropole lilloise, Organisme Paritaire Collecteur Agréé (UNIFAF), Région, Départements, ARS, MDPH, intercommunalités… Finalisation du périmètre Intégration de l’association La Vie Devant Soi dans le projet. Intégration des ITEP de la Sauvegarde du Nord dans le projet et de l’ensemble […]
Etat des lieux Analyse de la structuration des dossiers dans les établissements, mais aussi des accès, des méthodes d’archivage. Organisation de 40 entretiens avec des professionnels pour étudier les pratiques et recueillir les besoins. Analyse juridique Rédaction d’une synthèse juridique sur le contenu des dossiers, l’accès aux dossiers, les notes personnelles, l’archivage, etc. Réalisation […]
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